Projektmanagement

Projektmanagement – das ist so viel mehr!

Ein IT-Projekt ist viel mehr, als nur Programmieren. Jedes IT-Projekt ist wie ein kleines Unternehmen! Es gibt eine „Personalabteilung“, die die Stellen im Projekt besetzt. Es gibt eine „Controlling-Abteilung“, die den Projektfortschritt und den Ressourcenverbrauch misst. Es gibt eine „Produktions-Abteilung“, in der die Ergebnisse der Projektarbeit entstehen. Es gibt eine „Finanz-Abteilung“, in der das Budget verwaltet wird. Es gibt eine „PR-Abteilung“, die über den erreichten Projektstand berichtet und die Ergebnisse darstellt. Und es gibt noch viele weitere „Abteilungen“. Nicht alle sind stets mit eigens dafür abgestellten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern besetzt – viele Aufgaben liegen in der Hand der Projektleitung. Sie muss sich darum kümmern, dass alle anfallenden Aufgaben in der richtigen Priorität abgearbeitet werden – nur dann wird das Projekt zum Erfolg.

Eine Projektleitung ist also viel mehr, als nur Projektberichte für das Management schreiben. Jede Projektleitung ist eine kleine Unternehmensführung! Ein erfolgreiches Projektmanagement benötigt daher umfassend und breit qualifizierte Personen, die sich in verschiedenste Aufgaben zügig eindenken können. Gleichzeitig wird Führungsqualifikation benötigt, um die Expertinnen und Experten zu koordinieren, die diese Aufgaben erledigen.

Mehr als „Projektmechanik“!

Die effiziente Verwaltung der Projektressourcen ist alleine bereits eine komplexe Aufgabe! Wer ist für welches Arbeitspaket zuständig, wann ist das fällig und wie viel Aufwand ist das überhaupt? Welche Handlungsstränge im Projekt laufen parallel, welche inhaltlichen Voraussetzungen sind zu erfüllen, damit ein Arbeitspaket überhaupt begonnen und durchgeführt werden kann? Welche Abhängigkeiten gibt es innerhalb des Projekts – und welche ggf. sogar projektübergreifend?

Projektreferenz: Das Multiprojektmanagement einer größeren Bank wird neu aufgesetzt. Projektanträge werden eingereicht und bewertet. Hierfür werden die Anträge nicht nur nach finanziellen Kriterien, sondern auch gemäß inhaltlicher Maßstäbe und des Beitrags zur Erfüllung der Strategie und der Unternehmensentwicklung beurteilt. Auch die Machbarkeit auf Basis der verfügbaren Ressourcen und Budgets fließt in die Entscheidung mit ein, ob ein Projekt beauftragt wird. Das für die kommende Periode beauftragte Projektportfolio wird mit Ressourcen und Budget ausgestattet. Die Planung aller beauftragten Projekte wird in strukturierter Art und Weise erfasst und verwaltet. Der laufende Verbrauch von Ressourcen und Budget im laufenden Projekt wird gemessen und fortgeschrieben. Bei Abweichungen werden geeignete Steuerungsimpulse ausgelöst, regelmäßig wird den entsprechenden Gremien Bericht erstattet. Nicht nur die Ausgestaltung der entsprechenden Prozesse und Abläufe ist Auftrag, sondern auch die Entwicklung einer geeigneten Toolunterstützung unter Einsatz einer Standardsoftware als Basis mit individuellen Ergänzungen.

Mehr als Steuerung eines Projektteams!

Projektleitungen sind typischerweise nicht weisungsbefugte Vorgesetzte, sondern müssen andere Mittel und Wege finden, um die Mitarbeitenden im Projekt zu motivieren.

Projektreferenz: Die Bank führt für ihre Kunden intern produktbezogene Handelslinien ein. Diese bestimmen, wie viel Geschäft mit jedem Kunden in welcher Produktklasse getätigt werden darf. Für die Umsetzung des Projekts müssen Mitarbeitende aus den Kreditbereichen eng mit Kolleginnen und Kollegen aus den Handelsbereichen kooperieren. Zusätzlich sind zwei zentrale Softwareprodukte anzupassen – eines auf der Kreditseite und eines auf der Handelsseite. Für beide Softwareprodukte sind jeweils unterschiedliche externe Dienstleister als Spezialisten einzubinden. Bei Konzeption, Umsetzung und Test ist durch die Projektleitung jeweils auszubalancieren, auf welcher der beiden Seiten eine konkrete Tätigkeit anzusiedeln ist. Die Migration der Bestandsdaten erweist sich als kritische Aktivität, die zur Inbetriebnahme an einem Wochenende zwingt, um laufende Geschäftstätigkeiten während der Migration zu vermeiden. Am Migrationswochenende verläuft nicht alles nach Plan – doch durch ein top-motiviertes Team gelingt es, die aufgetretenen Probleme gemeinsam zu lösen und am Montag früh rechtzeitig zum Geschäftsbeginn umgestellte und qualitätsgesicherte neue Handelslinien bereitzustellen.